Patarimai organizuojantiems įmonės išvyką: ką vertėtų apgalvoti iš anksto?

Vasaros ar žiemos šventiniai renginiai, komandos formavimo išvykos, konferencijos, mokymai, strateginės, planavimo sesijos ar tiesiog darbostogos – progų išvažiuoti ne tik iš savo biuro, bet ir miesto įmonės randa vis daugiau. Kaip suplanuoti tikrai vykusią komandinę išvyką?

Pasak Ievos Čereškienės, SPA VILNIUS verslo pardavimų vadovės, įmonių kolektyvai noriai keičia darbo aplinką ir dažnai organizuoja reguliarias išvykas iš biuro.

„Išvažiavimas su komanda turi realų teigiamą poveikį. Tą rodo ne tik moksliniai tyrimai, bet ir mūsų patirtis organizuojant įmonių išvykas. Iš klientų girdime, kad pasikeitus aplinkai, aplanko kūrybingumas, atsiranda energijos, o darbuotojai per trumpesnį laiką nuveikia tiek pat ar net daugiau nei biure. Jau nekalbant apie tai, kad tokia išvyka savaime yra gera emocija, atsipalaidavimas ir proga daugiau laiko praleisti su kolegomis ne vien sprendžiant darbinius klausimus“, – sako SPA VILNIUS ekspertė.

Pasirinkimas, kur išsivežti įmonės kolektyvą, šiandien tikrai platus – nuo sodybų iki viešbučių, nuo Lietuvos kurortų iki užsienio šalių. I. Čereškienė, su savo SPA VILNIUS profesionalų komanda priėmusi šimtus įmonių kolektyvų, pataria, į ką atkreipti dėmesį, kad išvyka pasiektų tikslą, išpildytų lūkesčius ir netaptų finansiniu skauduliu.

#1 Vieta Vieta Vieta

Vieta svarbų vaidmenį vaidina ne tik NT industrijoje: konferencijos, renginio ar komandos susibūrimo lokacija didele dalimi nulems visos išvykos sėkmę. Net ir stipriausias turinys gali prarasti dalį savo vertės, jei pasirinkta erdvė nepadeda jam skleistis, sako ekspertai. Kai sėdėti nepatogu, per šalta ar per karšta, salėje trūksta oro arba prastai matosi ekranas, nedžiugina nei vaizdas pro langą, nei kavos pertraukos, susikaupti labai sunku. Tai – baziniai dalykai, bet, anot pašnekovės, į išvykos kryptį verta pažvelgti ir plačiau.

„Rinkitės vietą atsižvelgdami į komandą, kuriai organizuojate išvyką. Ar tai meniški reklamos kūrėjai, ar strategiškai mąstantys vadovai? Ar kasdien jie dirba moderniame biure senamiestyje, ar gamybos įmonėje šalia miesto? Ar tai bus techniniai mokymai, ar ryšių tarp skirtingų padalinių stiprinimas? Kuo daugiau šių aspektų apgalvosite, tuo taikliau pasirinksite. Vieniems tiks industrinės erdvės, kitiems – patogus viešbutis su visu įmanomu aptarnavimu. Vienus poreikius geriau atliepia, Druskininkai, kur žengęs kelis žingsnius jau esi miesto centre, kitus – viešbutis pamiškėje Anykščiuose, o dar savitesnė atpalaiduojanti atmosfera yra Palangoje“, – vardija I. Čereškienė.

Dažnai nesusimąstoma, kad susisiekimas – irgi svarbi detalė. Yra skirtumas, ar dalį kelio teks važiuoti siaurais keliukais, atidžiai sekant navigaciją, o neretai ir pasiklystant, ar ramiai neklaidžiojant vykti patogiais pagrindiniais šalies keliais. Atskira tema – automobilių parkavimas, kuris ne visur bus patogus. Vienur teks sugaišti papildomo laiko ieškant, kur palikti automobilį, o kitur galėsite privažiuoti prie durų ir atidavę raktelius eiti į renginį – automobilį pastatys viešbučio personalas. Tad pasidomėkite, ar pasirinkta vieta turi automobilių aikštelę, ir ar ji – nemokama.

#2 Renginio erdvė

Ar renginio erdvė tenkina visus jūsų poreikius, net ir tuos, kurie dar nesuformuluoti?.. Taip, klaidos čia nėra – dažnai jau atvykus kyla naujų idėjų, keičiasi planai, todėl rinkitės vietą, kur pirmiausia klausomasi kliento, o ne vadovaujamasi griežtai tik iš anksto sutartais punktais. Bet pirmiausia užsitikrinkite, kad konferencijų salė ar kita erdvė, kurioje bursitės, aprūpinta reikiama įranga.

„Svarbus dalykas – geras ir pakankamas interneto ryšys, ypač, jei planuojate intensyviau dirbti ar nuotolinius susitikimus. Itin didelis pliusas – ryškus, kokybiškas ekranas salėje. Atkreipkite dėmesį ir į sales, ar jos jaukios, ar turi langus ir koks vaizdas pro juos – gretimo pastato siena ar miškas. Kad renginys praeitų sklandžiai, ypač patartina turėti techninį personalą, visada pasiruošusį reaguoti, antraip rizikuojate dėmesį sutelkti į „gaisrų“ gesinimą, o ne renginio turinį. Gali atrodyti, kad tai savaime suprantami dalykai, deja, tikrai ne visur“, – pabrėžia SPA VILNIUS verslo pardavimų vadovė.

Rinkitės vietas, kurios ne tik turi visą kokybišką įrangą, bet ir garsėja lankstumu. Pavyzdžiui, spontaniškai kils mintis susiskirstyti grupėmis ir dirbti atskirai – ar salę galėsite nesunkiai transformuoti, ar užteks erdvių? Vakaro programą sugalvosite papildyti protmūšiu – ar valgymo erdvėje bus galimybė pastatyti monitorių? I. Čereškienė tikina, kad tokių pageidavimų sulaukia dažnai, ir tikrai nelaiko jų jokia problema – svarbu, kad klientas jaustųsi išgirstas.

#3 Kaina. Kas slypi po nematomomis žvaigždutėmis?

Svarstant išvykos variantus, nesunku susigundyti patraukliai maža kaina, tačiau visuomet įsivertinkite, ką už ją gausite. Ar tik vietą pabūti, ar visas paslaugas po vienu stogu kartu su aptarnaujančiu personalu? Ar jus pasitiks ir pasirūpins bet kokiais poreikiais, ar teks užduotis skirstyti  įmonės darbuotojams? Dažnai už kiek didesnės kainos slypi daugybė svarbių detalių, kurios tarsi nematomos, bet labai nemaloniai juntamos, jeigu jų trūksta. Tuomet akivaizdžiai įsitikinama auksine taisykle – laikas yra pinigai, ir verta tam tikrus dalykus patikėti profesionalams.

„Kai viskas – nuo apgyvendinimo iki maitinimo, mokymų ir neformalių erdvių pokalbiams po jų – yra vienoje vietoje, daugiau laiko lieka pačiam turiniui ir santykių kūrimui. Išvykos organizatoriui tereikia suderinti, ko reikės renginiui, ir atvykus su techniniu specialistu viską pasitikrinti. Nei vežtis maršrutizatoriaus, nei pavesti administratorei paimti užrašines su tušinukais ar užsakyti sausainių kavos pertraukėlėms, nei sukti galvą, kur pavakarieniauti. Darbuotojai atvažiuoja jausdamiesi svečiais, o ne slegiami papildomos atsakomybės greta savo tiesioginių užduočių“, – teigia SPA VILNIUS, klientų giriamo už išskirtinį įsiklausymą, paslaugumą ir reagavimą į poreikius čia ir dabar, atstovė.

#4 Duokite laisvės!

Viena vertus, organizuojant darbinius renginius, būtina sukurti progas neformaliam komandos bendravimui. Tai gali būti žaidimas, edukacija, degustacija, ekskursija, boulingas ar tiesiog susibūrimas kamerinėje erdvėje prie židinio, o gal nedidelėje SPA erdvėje be pašalinių. Kita vertus, pabrėžia I. Čereškienė, nereikia perspausti su dienotvarke: žmonės visuomet bus dėkingi už laisvą laiką, kurį galės leisti savo nuožiūra.

„Bendros veiklos neformalioje aplinkoje – labai svarbi, netgi būtina išvykos dalis. Vis dėlto nesistenkite suplanuoti dienos nuo ankstyvo ryto iki pat vakaro. Jūsų darbuotojai tikrai padėkos, jei turės bent kiek laiko sau. Išvykos esmė – pasikeitimas kasdienybės rutinoje, o griežti grafikai dažniausiai ir yra mūsų kasdienybės dalis. Todėl palikite laisvės improvizacijai, nes jeigu bėgsite nuo vienos veiklos iki kitos, nebus kaip kurti artimesnius kolegiškus ryšius. Prasmingiems pokalbiams reikia laiko“, – ne kartą girdėtus įmonių darbuotojų atsiliepimus apibendrina I. Čereškienė.

#5 Protingai planuokite

Šiuo metų laiku daugelis jau planuoja vasarines įmonių šventes. Patarimas tiems, kurie dar tik renkasi jų datą: optimaliausias laikas išvykstamiesiems kolektyvo susibūrimams yra birželis iki Joninių ir rugsėjis.

„Vasarą yra turizmo sezono pikas, todėl norint optimizuoti renginio finansus ir pasilikti daugiau išteklių jo programai, užuot išleidus vietos nuomai, geriau neplanuoti renginių pačiame sezono įkarštyje. Tiek birželio pradžia, tiek ir rugsėjis, kuris pastaruoju metu būna šiltas ir malonus, yra tikrai geras pasirinkimas komandinėms išvykoms“, – sako I. Čereškienė.

Verslo žinių straipsnis.